Seit Mai 2017 benutzt die in Hamburg und Essen ansässige Firma Captured Live die Rentman Vermietsoftware für das Management ihrer Live Produktionen. Captured Live wurde im Jahre 1992 gegründet und ist seitdem zu einem der europaweit marktführenden Tour-Supplier gewachsen.
Das in der Branche gängige Arbeiten von unterwegs sorgte dafür, dass das Bedürfnis nach Flexibilität und Standortunabhängigkeit stets größer wurde. Dies führte zur Entscheidung für die cloud-basierte Lösung Rentman.
Der Weg zur passenden Lösung
Captured hat in der Vergangenheit sowohl Epirent als auch Easyjob genutzt, die das Arbeiten auf Abstand jedoch nur mithilfe von VPNs möglich machten. Lange wurde intern überlegt, welche Software die richtige Lösung für das Unternehmen ist. Dabei war es sehr wichtig ein browserbasiertes System zu finden. Letztendlich hat Captured sich nach dem Testen von verschiedenen Lösungen für Rentman entschieden.
Ausschlaggebend für die Entscheidung war am Ende nicht nur, dass Rentman eine browserbasierte Software ist, sondern auch der Support, den Rentman bietet. Es treten bei Captured nämlich viele Sonderwünsche oder Spezialfälle auf, bei denen die Support-Mitarbeiter von Rentman jederzeit schnelle Hilfe bieten und Lösungen erarbeiten.
Mit wenigen Klicks direkte Sicht auf alle wichtige Informationen
Seit der Nutzung der Rentman Vermietsoftware hat sich die Arbeitsgeschwindigkeit bei Captured enorm gesteigert. "Es gibt wesentlich weniger Rückfragen und weniger Fehlerquellen, da alle Informationen detailliert an die nächste Position übergeben werden können. Außerdem ist es ein sehr intuitives Programm, bei dem man mit wenigen Klicks direkte Einsicht auf alle wichtigen Informationen hat", berichtet General Manager Sebastian "Deichkind" Bülowius.
Planung basierend auf Materialverfügbarkeit
Die Vermietung von Backline ist in der Regel etwas spezieller als die von Licht oder Ton. Besonders bei einigen ganz speziellen Instrumenten gibt es nämlich kaum eine Möglichkeit diese von einer anderen Firma zu leihen, weshalb es für Captured Live unabdinglich ist auf Basis der eigenen Materialverfügbarkeit zu planen.
Die Materialverfügbarkeits-Zeitleiste hilft zu sehen, wann, wo und in welchen Mengen Material benötigt wird und wie viel Material zu einem bestimmten Zeitpunkt vorrätig ist.
Weniger Arbeitsschritte dank moderner Funktionen
In der Rentman Software gibt es die Möglichkeit Angebote online bestätigen zu lassen. Wenn Kunden diese Möglichkeit nutzen, ändert sich der Projektstatus automatisch von Option zu Bestätigt, wodurch man direkt sieht, bei welchen Projekten man noch auf eine Rückmeldung des Kunden wartet und bei welchen Projekten man schon ans Finetuning gehen kann.
Diese online Unterschrift wird immer häufiger von Captured Live Kunden genutzt und auch die Mitarbeiter sind begeistert von dieser Funktion.
Eine andere beliebte Funktion sind Subprojekte. Deichkind bestätigt: "Für uns ist es sehr praktisch, dass wir Subprojekte nutzen und diese zu neuen Hauptprojekten machen können, da es häufig vorkommt, dass am Ende eines Projekts ein Teil der Backline an eine andere Rechnungsadresse gehen soll."
Alles in allem ist Rentman aus dem Arbeitsalltag von Captured Live nicht mehr wegzudenken. Die Vermietsoftware erleichtert Arbeitsabläufe und Kommunikation auf jeder Ebene des Projekts durch automatisierte, branchenspezifische Workflows.
Regelmäßige Updates sorgen für schnellere Arbeitsabläufe und die ständige Optimierung der Software. Keyfeatures wie die Materialverfügbarkeits-Zeitleiste oder eine übersichtliche Projektplanung mit Subprojekten lassen Firmen wie Captured Live schon heute vorausschauend planen, sodass es es bei Projektbeginn keine offenen Fragen mehr gibt.