Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland ab 2025: Was du dazu wissen musst

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland von der traditionellen Rechnungsstellung auf die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) umstellen, um die EN 16931 zu erfüllen. Diese Umstellung zielt darauf ab, die finanziellen Abläufe landesweit zu standardisieren und zu rationalisieren. Die Umstellung ist Teil eines breiteren europäischen Trends zur Digitalisierung, um Effizienz und Transparenz bei B2B- und B2G-Transaktionen zu fördern. 

Wenn du Rentman verwendest, brauchst du dir keine Sorgen zu machen! Denn Rentman's Rechnungsstellungsfunktionen entsprechen bereits diesen neuen Standards, sodass sich diese Änderung nicht weiter auf dich auswirken wird.

1. Was ist eine E-Rechnung?
2. Vorteile von elektronischen Rechnungen
3. Die neue E-Rechnungsverordnung in Deutschland
4. Rentman's Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung

Was ist eine E-Rechnung?

Gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 ist eine elektronische Rechnung eine strukturierte digitale Datei, die von der Buchhaltungssoftware des Empfängers automatisch verarbeitet werden kann, wodurch sie sich von Papier- und PDF-Rechnungen unterscheidet. 

Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen den drei wichtigsten Rechnungsarten zu kennen:

1. Papierrechnung: Die herkömmlichste Form der Rechnungsstellung, bei der eine Rechnung ausgedruckt wird. Papierrechnungen sind zeitlich ineffizient und fehleranfällig.
2. PDF-Rechnung: Eine PDF-Rechnung ist eine elektronische Version einer Papierrechnung. Auch wenn sie einfacher und schneller zu erstellen ist als eine Papierrechnung, handelt es sich immer noch um unstrukturierte Daten, die manuell in die Buchhaltungssysteme eingegeben werden müssen.
3. E-Rechnung: Elektronische Rechnungen sind vollständig digital und strukturiert, oft in Formaten wie XML oder UBL. Diese Formate ermöglichen eine direkte Integration in die Buchhaltungssoftware und automatisieren die Eingabe und Verarbeitung der Rechnungsdaten. Elektronische Rechnungen sind weitaus effizienter und verringern die manuelle Arbeit und das Fehlerpotenzial erheblich.

Vorteile von elektronischen Rechnungen

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet erhebliche Vorteile. Hier sind einige der Gründe, warum diese Option in Betracht gezogen werden sollte:

• Automatisierung: Da elektronische Rechnungen maschinenlesbar sind, können sie direkt in Buchhaltungssysteme importiert werden, sodass die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe entfällt.
• Genauigkeit: Elektronische Rechnungen verringern das Risiko menschlicher Fehler.
• Schnellere Bearbeitung: Die Automatisierung beschleunigt auch den Rechnungsstellungsprozess, was zu schnelleren Zahlungen seitens der Kunden führt.
• Kosteneffizienz: Durch elektronische Rechnungen entfallen Druck, Porto und manuelle Bearbeitung, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
• Einhaltung von Vorschriften: Elektronische Rechnungen erfüllen die neuesten rechtlichen und steuerlichen Anforderungen und stellen sicher, dass Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhalten.

Die neue E-Rechnungsverordnung in Deutschland

Der Schritt zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung ist Teil der laufenden Bemühungen Deutschlands, die Steuer- und Finanzinfrastruktur zu modernisieren. Die kommende Verordnung wird Unternehmen dazu verpflichten, ab dem 1. Januar 2025 nur noch elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten wie XML oder UBL auszustellen. 

Dies gilt sowohl für B2B- (Business-to-Business) als auch für B2G-Transaktionen (Business-to-Government), um Transaktionen transparenter zu machen, Steuerhinterziehung zu verringern und die Gesamteffizienz von Finanzprozessen zu erhöhen.

Die neue Verordnung sieht vor, dass Rechnungen, die in einem anderen Format übermittelt werden, nicht rechtsgültig sind, was für viele Unternehmen eine erhebliche Veränderung darstellt. Die Verordnung folgt einer umfassenderen EU-Richtlinie, die die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung fördert, um einen transparenteren grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU zu gewährleisten.

Rentman's Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung

Als Rentman-Nutzer bist du dem Ganzen schon einen Schritt voraus. Rentman unterstützt den Export von Rechnungen in den Formaten XML und UBL, zwei der gängigsten und am weitesten akzeptierten E-Rechnungsstandards. Diese Formate gewährleisten, dass deine Rechnungen so strukturiert sind, dass sie von den Buchhaltungssystemen deiner Kunden problemlos verarbeitet werden können.

So unterstützt Rentman die elektronische Rechnungsstellung:

• XML-Export: Rentman ermöglicht es dir, Rechnungen als XML-Dateien zu exportieren, ein Format, das von Computern gelesen werden kann und eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung gewährleistet.
• UBL-Export: UBL ist ein in der EU weit verbreitetes Format, das alle notwendigen Datenfelder für eine automatisierte Verarbeitung unterstützt. Die UBL-Rechnungen von Rentman entsprechen vollständig den internationalen E-Rechnungsstandards und sind daher ideal für grenzüberschreitende Transaktionen.

Eine ausführliche Anleitung zum Export von Rechnungen als XML oder UBL in Rentman findest du in diesem Support-Artikel.