Als je werkzaam bent in de wereld van materiaalverhuur, krijg je op een bepaald moment te maken met deze cruciale uitdaging: de afschrijving van materiaal.
Naarmate de tijd verstrijkt, ondergaat je inventaris voor verhuur een natuurlijke waardedaling door slijtage. Als je hier niet op voorbereid bent, vormt afgeschreven materiaal een groot probleem voor je bedrijf. Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden uit de praktijk:
- Een item is onverwacht kapot gegaan, waardoor je onvoorzien geld moet uitgeven aan een reparatie.
- Hetzelfde item zou morgen naar een ander project gaan. Dan kun je ofwel je klant teleurstellen en een onvolledige bestelling versturen, of het materiaal inhuren. Beide opties hebben een negatieve invloed op je bedrijfsresultaten. Bovendien loop je het risico van een verminderde kwaliteit van je service en het vertrouwen van je klant te verliezen.
Gelukkig zijn er een aantal methoden die je kunt gebruiken om de afschrijving van materiaal aan te pakken of zelfs te vertragen. In dit artikel geven we oplossingen voor efficiënter materiaalbeheer. Je leert meer over de afschrijvingsduur van materiaal en hoe je afschrijvingen van materiaal berekent.
Laten we ons verdiepen in de details van de afschrijving van materiaal voor verhuur!
Wat is afschrijving van materiaal?
Afschrijving van materiaal verwijst naar de waardevermindering van je items na verloop van tijd. Dit is een natuurlijk verschijnsel, omdat materiaal niet voor eeuwig mee blijft gaan. De vraag is dan ook niet of het zal slijten, maar wanneer.
In boekhoudtermen wordt de afschrijving van materiaal gebruikt om de initiële kosten van items systematisch toe te wijzen aan de bruikbare levensduur. Hierdoor kunnen bedrijven in de evenementenverhuurbranche de kosten van materiaal spreiden over de jaren dat ze gebruikt worden, waardoor de kosten overeenkomen met de inkomsten die gegenereerd worden.
Afschrijving is cruciaal voor belastingdoeleinden. Als bedrijf kun zo elk jaar een deel van de kosten van je materiaal aftrekken, waardoor het belastbaar inkomen daalt.
Wat is de waarde van je verhuurmateriaal?
Voordat je de afschrijving van een item gaat berekenen, moet je drie belangrijke dingen uitzoeken:
- Afschrijfbare kosten van het item: Dit omvat alle kosten die nodig zijn om het item aan te schaffen en in gebruik te nemen. Dat zijn de aankoopprijs van het item, eventuele verzendkosten en andere kosten rondom de aankoop.
- Gebruiksduur van het item: Dit is het aantal jaren dat je als bedrijf verwacht het item te kunnen gebruiken voordat het onbruikbaar of gedateerd is.
- Geschatte restwaarde: Dit is het bedrag dat het bedrijf denkt te kunnen krijgen door het item aan het einde van de levensduur te verkopen.
Wat de afschrijfbare kosten betreft, kunnen Rentman-gebruikers veel tijd besparen door deze te berekenen. Exporteer eenvoudig je geregistreerde materialen vanuit de software naar Excel of Google Spreadsheets en gebruik de juiste formule. Er komt geen handmatig werk bij kijken!
Hoewel elk item uniek is, kun je toch een schatting maken om de gebruiksduur van een item te bepalen op basis van factoren zoals:
- Industriestandaarden: onderzoek hoe lang vergelijkbare items in jouw branche worden gebruikt. Dit geeft je een ruwe schatting van de typische gebruiksduur.
- Richtlijnen van de fabrikant: controleer of de fabrikant aanbevelingen of schattingen geeft voor de verwachte gebruiksduur van het materiaal.
- Technologische vooruitgang: bedenk hoe snel de technologie in jouw branche vooruitgang boekt. Als een item relatief snel veroudert, kun je een kortere levensduur aanhouden.
Er zijn een aantal vergelijkbare manieren om de restwaardete schatten:
- Vergelijkbare verkopen: onderzoek of er vergelijkbaar materiaal is dat tweedehands verkocht wordt. Dit geeft inzicht in de waarde van vergelijkbare items.
- Visie van experts: raadpleeg deskundigen op dit gebied die ervaring hebben met soortgelijk materiaal en hun visie kunnen geven op de potentiële restwaarde.
Als je deze informatie hebt verzameld, is het tijd om te beslissen welke methode je gaat kiezen om de afschrijving van je materiaal te berekenen.
Wat is het afschrijvingspercentage van materiaal voor de verhuur?
Er zijn drie algemene manieren om de afschrijving van verhuurmateriaal te berekenen. Zorg ervoor dat je een manier kiest die past bij jouw type verhuurbedrijf:
1. Lineaire afschrijving
Bij deze methode worden de kosten van het materiaal gelijkmatig verdeeld over de gebruiksduur. Om de jaarlijkse afschrijving te berekenen, deel je simpelweg de oorspronkelijke kosten van het item door de verwachte levensduur.
Voorbeeld: Een verhuurbedrijf besluit een set tenten voor evenementen aan te schaffen voor €20.000. Ze verwachten deze tenten ongeveer 8 jaar te kunnen verhuren voordat ze vervangen moeten worden. Na die 8 jaar schatten ze in dat de gebruikte tenten voor ongeveer €5.000 verkocht kunnen worden.
Met deze informatie kan het bedrijf elk jaar de afschrijving van de tenten berekenen. Door de af te schrijven kosten (€20.000) minus de geschatte restwaarde (€5.000) te delen door de gebruiksduur (8 jaar), is de uitkomst dat de afschrijvingskosten voor de tenten €2.125 per jaar bedragen.
2. Degressieve afschrijving
Ook bekend als de reducerende balansmethode. Het maakt een hogere afschrijving mogelijk in de eerste jaren van de levensduur van een item waardoor het afschrijvingsbedrag in de loop van de tijd geleidelijk lager wordt.
Voorbeeld: Laten we eens kijken naar een evenementenverhuurbedrijf dat voor €15.000 investeert in een set hoogwaardige luidsprekers. Het bedrijf kiest voor de degressieve afschrijvingsmethode om rekening te houden met de geleidelijke waardevermindering in de loop der tijd. Ze besluiten een afschrijvingspercentage van 30% toe te passen op het materiaal.
Startboekwaarde: €15.000
Afschrijvingspercentage: 30%
Jaar 1:
Afschrijvingskosten = Startboekwaarde * Afschrijvingspercentage
Afschrijvingskosten = €15.000 * 0,30 = €4.500
Eindboekwaarde = Startboekwaarde - Afschrijvingskosten
Eindboekwaarde = €15.000 - €4.500 = €10.500
Jaar 2:
Startboekwaarde: €10.500
Afschrijvingskosten = Startboekwaarde * Afschrijvingspercentage
Afschrijvingskosten = €10.500 * 0,30 = €3.150
Eindboekwaarde = Startboekwaarde - Afschrijvingskosten
Eindboekwaarde = €10.500 - €3.150 = €7.350
En zo verder voor de resterende jaren totdat de boekwaarde de geschatte restwaarde bereikt of de waarde niet langer economisch bruikbaar is.
3. Afschrijvingen van productie-eenheden
Deze methode koppelt de afschrijving aan het werkelijke gebruik van het materiaal. Hoe meer het materiaal wordt gebruikt, hoe groter de afschrijving.
Voorbeeld: Laten we eens kijken naar een bezorgbedrijf met een wagenpark. Het bedrijf koopt een bestelwagen voor €30.000 en schat in dat deze bestelwagen 320.000 kilometer kan rijden voordat hij vervangen moet worden. In het eerste jaar legt het busje 30.000 kilometer af.
Afschrijving per km = (kosten van bestelwagen - geschatte restwaarde) / geschat totaal aantal kilometers
Afschrijvingskosten = afschrijving per km * afgelegde kilometers
Afschrijving per km = (€30.000 - €5.000) / 200.000 = €0,125 per km
Afschrijvingskosten = € 0,125 * 30.000 = € 3.750
De afschrijvingskosten variëren elk jaar op basis van het aantal kilometers dat de bestelwagen aflegt. Dus als de bestelwagen in het tweede jaar 40.000 km aflegt, zijn de afschrijvingskosten voor dat jaar €0,125 * 40.000 = €5.000.
Inzicht in de afschrijving van materiaal en weten hoe je dit berekent, helpt je bij prijsstrategieën, het nemen van weloverwogen beslissingen over wanneer je je inventaris moet vervangen en het slim beheren van je financiën! Maar het is het beste om, waar mogelijk, methoden toe te passen die de levensduur van je materiaal verlengen.
Neem weloverwogen beslissingen over de afschrijving van materiaal
Inzicht in de afschrijving van materiaal en de methoden die worden gebruikt om deze te berekenen, is essentieel voor bedrijven en eigenaren van materiaal voor verhuur. Een correcte boekhouding voor de afschrijving van items zorgt voor een accurate financiële rapportage en helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen over onderhoud, vervanging en investeringen van materiaal.
Rentman biedt een uitgebreide oplossing voor materiaalbeheer: je kan verschillende grootboekrekeningen instellen en toevoegen om je inkomstenbronnen te categoriseren, je financiële workflows te stroomlijnen, de afschrijving van materiaal nauwkeurig te berekenen en goed geïnformeerde beslissingen te nemen.