À propos de Renegade
Renegade Events, basée à Phoenix (Arizona), se décrit comme une entreprise qui fera "tout ce que les clients veulent faire dans le domaine de l'évènementiel". Cela inclut tous les aspects allant de la production et la conception d'évènements à la gestion de la main d'œuvre et des équipements. L'entreprise travaille sur des projets pour une grande variété de clients, organisant des festivals, des collectes de fonds ou encore des évènements d'entreprise.
Andrew, l'un des copropriétaires de Renegade Events, a partagé avec nous quelques idées, défis communs et exemples de réussites jour après jour.
Défis
La mission de Renegade a toujours été de fournir une excellence opérationnelle – quel que soit l'événement. Leur prestation doit être identifiable et doit soutenir la marque du client final. Cependant, selon l'entreprise, il est difficile pour les sociétés de production de répondre à la demande, d'être cohérentes et de maintenir un certain niveau de professionnalisme qui reflète le branding du client.
"Avant d'opter pour la systématisation complète, nous jetions simplement tous nos câbles dans une caisse et espérions que tout se passe bien", se souvient Andrew. "Nous avons essayé d'autres logiciels, mais aucun ne nous convenait vraiment. Certains étaient très pratiques pour le matériel, mais n'étaient pas en mesure de créer des formatages flexibles pour les devis. Ces documents étaient affreux et je ne voulais pas qu'ils nous représentent. Nous avions également des services qui géraient très bien la main d'œuvre, mais qui étaient loin d'être aussi pratiques pour la gestion du matériel. Nous avons eu beaucoup de mal à nous adapter à leur fonctionnement et aucune solution ne semblait répondre à tous nos besoins."
En conséquence, pendant environ un an et demi, Renegade s'est complètement désintéressée des logiciels en abonnement et est revenue à l'essentiel. L'entreprise a alors mis en place une feuille Excel répertoriant tout ce qui devait être fait et s'est mise à gérer la planification et la communication avec Google Drive et Calendar. Excel fonctionnait relativement bien, visiblement, mais impliquait (beaucoup) de travail manuel.
Solution
Renegade n'était pas activement à la recherche d'une nouvelle solution lorsque Rentman lui est apparu, recommandé par un pair sur les réseaux sociaux. Leur première impression ? "Voilà un logiciel qui semble comprendre l'industrie de production et ce que nous essayons d'accomplir. Dès que nous avons commencé à cliquer sur les menus, nous avons réalisé que c'était exactement ce que nous cherchions. Nous avons commencé à regarder les calculs de volume et de poids et nous nous sommes dit : cela va encore plus loin que ce que nous voulions."
Quel a été l'argument de vente pour Renegade ? Eh bien, nous leur avons posé la question. Selon Andrew, la solution multicouche de Rentman donne à Renegade la possibilité de se développer en tant qu'entreprise et de ne pas avoir à changer de système après avoir dépassé ses capacités. "Il est très important pour nous de regarder le tableau des fonctionnalités et de voir à quelle vitesse l'équipe produit les développe, car cela implique sans cesse de nouvelles améliorations."
Résultats
Renegade, qui partait d'une configuration Excel complexe, a trouvé que la mise en œuvre était assez transparente et l'a réalisée en grande partie en une seule nuit. "La mise en œuvre nous a permis de repenser nos opérations, notamment la manière dont nous facturions les clients, car elle nous a donné des possibilités que nous n'avions jamais eues auparavant."
Jusqu'à 40 % de gain de temps
“Nous économisons 30 à 40 % de notre temps, si ce n'est plus. Nous pouvons maintenant investir ces heures dans des domaines à haute valeur ajoutée. Rentman nous a donc mis en confiance, mais nous a aussi offert la possibilité d'organiser des événements de meilleure qualité."
Meilleure gestion des coûts
Renegade peut désormais mesurer les coûts de manière plus efficace, ce qui apporte une valeur ajoutée au client, en fournissant des estimations plus précises des coûts. En assurant un meilleur suivi de son matériel, l’entreprise a pu recouvrer certains coûts, là où elle devait auparavant amortir les pertes.
Confiance et qualité
En systématisant ses opérations, Renegade est passée d'une situation dans laquelle l'entreprise jetait des câbles dans une caisse et laissait le reste au hasard, à une gestion en toute confiance, lui permettant de livrer des productions de qualité, efficacement et de manière cohérente.
En bref
Rentman a réellement amélioré les flux de travail de Renegade en réduisant considérablement le temps consacré aux processus de préproduction. Renegade a non seulement économisé du temps, mais aussi de l'argent et s'est offert la possibilité de se rapprocher de l'excellence opérationnelle espérée.
Découvrez le travail de Renegade et prenez contact avec nous pour savoir comment Rentman peut vous aider à gagner en qualité et en sérénité au sein de votre entreprise.