Immagina: un cliente ti ha confermato un lavoro, fornirai i tuoi servizi per un evento. L’elenco delle attrezzature è pronto, il personale è stato pianificato: è il momento di preparare il materiale necessario.
Subentra lo staff in magazzino, che decide di fare alcune aggiunte utili al materiale previsto annotando i cambiamenti a penna nella lista. Ma come spesso accade in un ambiente frenetico, arriva il momento della fatturazione e questo documento non si trova da nessuna parte. Suona familiare?
Non hai idea di quali modifiche siano state apportate, non hai modo di sapere quale materiale sia dentro o fuori. Ora rischi carenze imminenti, e non hai basi per calcolare eventuali perdite; sprechi tempo e denaro.
Uno strumento di gestione del magazzino (uno che sia stato pensato per il tuo settore) può aiutarti a ridurre l’impatto dell’errore umano sulla tua attività. Ecco 3 motivi per cui un software di gestione del magazzino ti farà raggiungere la pace dei sensi.
1. Prepara e traccia materiale con efficienza
Un buon ritmo in magazzino è fondamentale. Più rapido il lavoro, meglio è… Ma spesso a scapito della qualità.
Uno dei maggiori vantaggi di adottare una soluzione per la gestione del magazzino è che questo consente al tuo staff di lavorare contemporaneamente su un’unica lista di carico digitale, senza dover per forza condividere lo stesso foglio di carta. Non appena uno di loro segnala di aver preparato il materiale, i suoi colleghi vedranno il cambiamento in tempo reale e sapranno esattamente cosa è rimasto da fare.
Alcuni software offrono anche funzionalità di scansione. In questo modo il tuo team può scansionare materiale in uscita e in rientro (a livello di numero seriale o in blocco) per tracciarne la posizione in qualsiasi momento. Se sei disposto a investirci un po’ più di tempo, applicare codici a barre o QR sul tuo materiale ti consente di ottenere un maggiore controllo, seguendo le attrezzature individualmente e stabilendo una cronologia del noleggio per ogni articolo.
2. Mantieni le informazioni centralizzate e aggiornate
I fraintendimenti sono la prima causa di errori. Gestendo il tuo magazzino dal cloud, la comunicazione tra chi pianifica e chi esegue può essere più flessibile, rimanendo precisa.
Il principale pericolo degli elenchi cartacei è che non sono aggiornati. Nel cloud, tutto ciò che fa il tuo collega viene immediatamente registrato nel sistema e reso visibile a tutti. Non è più necessario aggiungere piccole note nella parte inferiore di un foglio, né ristampare il nuovo elenco ogni volta. Tutto è sincronizzato all'istante, offrendo a tutti un'unica fonte centralizzata e facilmente accessibile.
Assicurati che eventuali modifiche dell'ultimo minuto siano comunicate senza indugio o perdita di informazioni alle persone giuste. Il personale del magazzino manterrà la libertà di apportare le modifiche necessarie, e tu puoi fare sonni tranquilli.
3. Lavora ovunque, in qualsiasi momento
Vuoi sapere qual è il vero vantaggio? Tutto questo può entrare nelle tue tasche.
Gli strumenti che mettono a disposizione funzionalità di gestione del magazzino su smartphone consentono al personale di godere di una grande autonomia, sia dentro che fuori sede. Non solo le operazioni di tutti i giorni in magazzino possono essere eseguite molto più velocemente, ma lo stesso vale per il tuo team sul campo.
Immagina: sono le 3 di mattina, il tuo staff sta caricando il furgone per il rientro del materiale in magazzino. Il pulsante CUE del tuo CDJ è stato di nuovo martellato troppo a fondo, viene quindi coperto di fretta con un po’ di scotch per contrassegnarlo come difettoso, e riposto all’interno del flight case. È probabile che nessuno aprirà questo contenitore fino al prossimo concerto... Stress dell’ultimo minuto in arrivo.
Non sarebbe meglio se si potesse segnalare immediatamente da un telefono? È possibile, con uno strumento di gestione del magazzino disponibile su smartphone. Riceverai una notifica per le riparazioni necessarie, potrai addebitare costi aggiuntivi al tuo cliente e l'articolo verrà mostrato come non disponibile per i progetti futuri. Lo stesso vale per il materiale perso.
Permetti al tuo staff di riportare qualsiasi informazione rilevante in tempo reale. Ti risparmierai qualche capello bianco in testa e avrai più soldi in tasca 🙌.
Trova quello giusto per te
Ogni azienda di noleggio e servizi per eventi lavora a modo suo, specialmente in magazzino. Trovare il modo giusto per ridurre l’errore umano e gestire imprevisti può assumere forme leggermente diverse, ma alcune cose sono uguali per tutti. Mantenere il controllo sul lavoro (garantendo comunque autonomia a chi deve eseguirlo), incoraggiare la collaborazione e semplificare il flusso delle operazioni sono obiettivi fondamentali per qualsiasi attività.
Esistono molte soluzioni di gestione del noleggio sul mercato, alcune delle quali dedicate specialmente al mondo degli eventi. Completo di funzionalità come la scansione di codici a barre e QR da un’App mobile, la pianificazione dell’ultimo minuto di materiale extra e alternative, la segnalazione di riparazioni e materiale perso, Rentman lavora senza sosta per offrire la migliore soluzione del settore.
Provalo tu stesso e regalati una notte di sonni tranquilli!