Veranstaltungen haben sich in den letzten Jahren, nicht zuletzt wegen der Auswirkungen der Pandemie, stark verändert. Online-Events sind mittlerweile zur neuen Norm geworden. Deshalb haben wir einen umfassenden Leitfaden für die Organisation und die Planung virtueller Events erstellt. Hier findest du wertvolle Einblicke, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Best Practices für die Planung deiner Online-Events.
Die Planung virtueller Events verstehen
Definieren wir zunächst virtuelle Events. Dabei handelt es sich um Online-Events, bei denen die Teilnehmenden über das Internet miteinander in Kontakt kommen, um Ideen und Erfahrungen auszutauschen. Die gängigsten virtuellen Veranstaltungen sind Webinare, virtuelle Konferenzen und Messen bzw. Ausstellungen sowie hybride Veranstaltungen, bei denen virtuelle Events mit physischen Events kombiniert werden.
Virtuelle Events sind auf dem Vormarsch, und das hängt mit verschiedenen Faktoren zusammen: technologische Entwicklungen und kostengünstige Lösungen erleichtern einerseits die Organisation von Online-Events. Andererseits fördert auch die Möglichkeit, über das Internet ein globales Publikum zu erreichen, die Zunahme von Online-Veranstaltungen. Virtuelle Events verändern die Art und Weise, wie Unternehmen und Organisationen mit ihrer Zielgruppe in Kontakt treten: Veranstaltungen, Konferenzen und Meetings sind heutzutage nicht mehr geografisch beschränkt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Eventplanung von Online-Veranstaltungen
Die Produktion eines erfolgreichen Online-Events erfordert eine präzise Planung und Durchführung. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung stellst du sicher, dass deine Veranstaltung reibungslos verläuft.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Produktion virtueller Events:
- Definiere deine Ziele
- Wähle die passende virtuelle Event-Plattform
- Sichere hochwertige Gastsprecher
- Plane die Programmpunkte sorgfältig
- Werbe für deine Veranstaltung und gewinne Teilnehmende
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1. Schritt: Definiere deine Ziele
Formuliere klare Ziele für dein virtuelles Event. Überlege dir, was du mit deiner Veranstaltung erreichen möchtest. Möchtest du informieren, unterhalten, Leads generieren oder das Markenbewusstsein stärken?
2. Schritt: Wähle die passende virtuelle Event-Plattform
Es gibt zahlreiche Plattformen für virtuelle Events. Wähle die Plattform, die deinen Bedürfnissen am besten entspricht. Beachte dabei etwa die Anzahl der Teilnehmenden, die verfügbaren interaktiven Funktionen und die technische Unterstützung, die die Plattform bietet.
3. Schritt: Hochkarätige Gastredner buchen
Interessante Gastrednerinnen und Gastredner können ein wichtiger Beitrag für dein Online-Event leisten und den Teilnehmenden wertvolle Kenntnisse bieten. Arbeite mit Branchenexpertinnen und -experten und führenden Köpfen zusammen, die zu den Zielen und Inhalten deines virtuellen Events passen. Mit hochkarätigen Gastrednerinnen und Gastrednern verleihst du deiner Veranstaltung Glaubwürdigkeit.
4. Schritt: Plane die Programmpunkte sorgfältig
Erstelle ein detailliertes Programm mit deinen Gastrednerinnen und Gastrednern, interaktiven Elementen und geplanten Pausen. Achte auf ein Gleichgewicht zwischen informativen Inhalten und Gelegenheiten, bei denen sich die Teilnehmenden austauschen und beteiligen können.
5. Schritt: Werbe für deine Veranstaltung und gewinne Teilnehmer
Nutze clevere Strategien, um mehr Teilnehmerinnen und Teilnehmer für deine Veranstaltung zu gewinnen. Einige Methoden, um dein Publikum zu erreichen, sind E-Mail-Marketing, Anzeigen in den sozialen Medien und Partnerschaften mit relevanten Organisationen und Unternehmen.
Nutze Veranstaltungstechnik
Mache dir die moderne Veranstaltungstechnik zunutze, um den Teilnehmerinnen und Teilnehmern ein unvergessliches Event zu bieten. Zum Beispiel:
- Livestreaming;
- Augmented Reality;
- 360-Grad-Videoerlebnis;
- KI-unterstützte Chatbots;
- Virtuelle Event-Plattformen mit einer 3D-Umgebung.
Nutze aktuelle Trends der Veranstaltungstechnik für dein virtuelles Event. Denk daran, das Engagement der Teilnehmerinnen und Teilnehmer nach Ablauf der Veranstaltung mithilfe von Datenanalysetools auszuwerten.
Mit interaktiven Beiträgen die Interaktionsrate erhöhen
Engagement und Interaktion sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Online-Event. Suche nach kreativen Wegen, um deine Teilnehmerinnen und Teilnehmer durch Interaktion und Aktivitäten aktiv in deine Veranstaltung einzubinden.
Nutze die folgenden Elemente, um die Interaktion deiner virtuellen Events zu fördern:
- Live-Fragerunden mit Gastrednerinnen und Gastrednern;
- Virtuelle Netzwerk-Lounges;
- Gamification
Aber auch einfachere Aktivitäten wie Umfragen, Quiz oder Live-Chat-Sitzungen können Interaktion und Networking stimulieren.
Augmented Reality für deine Events
Mit Augmented Reality (AR) kannst du eine visuelle Ebene, wie Bilder oder Daten, über die physische Realität legen. Augmented Reality kann für dein virtuelles Event eine echte Bereicherung sein und es für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu einem immersiven Erlebnis machen. Überlege, ob du AR-Elemente einbinden kannst, um ein einzigartiges Erlebnis zu schaffen.
Zum Beispiel:
- Virtuelle Produktdemo;
- Immersive Markenerlebnisse;
- Interaktive AR-Spiele.
Überwinde mögliche Herausforderungen
Die Produktion von virtuellen Events bringt so seine Herausforderungen mit sich. Überlege dir von vornherein, wie du mit technischen Schwierigkeiten, mangelndem Engagement der Teilnehmenden und virtuellen Ausstellern am besten umgehen kannst. Bereite dich auf technische Probleme vor, indem du alles sorgfältig testest, um Störungen während deiner Veranstaltung zu vermeiden. Stelle einen Notfallplan auf, mit dem du diese Probleme im Fall der Fälle schnell lösen kannst.
Bleibe nach der Veranstaltung bei den Teilnehmern im Gedächtnis
Ein wichtiger Aspekt der Eventplanung, den viele unterschätzen, ist die Nachbereitung der Veranstaltung. Es ist wichtig, das positive Gefühl nach dem Event zu nutzen, um bei den Teilnehmenden im Gedächtnis zu bleiben. Deshalb solltest du nach Ablauf deines Online-Events mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern in Kontakt bleiben. Suche nach effektiven Strategien für die Nachbereitung; etwa Umfragen, On-Demand-Zugriff auf die Vorträge der Gastrednerinnen und Gastredner und virtuelle Aktivitäten, mit denen du die Community stärken kannst.
Abschließende Empfehlungen
Virtuelle Events sind heutzutage aus der Eventlandschaft nicht mehr wegzudenken. Deshalb sollten sich Veranstaltungsunternehmen, die ganz vorn mitmischen möchten, mit der Eventproduktion von Online-Events auseinandersetzen. Hier findest du eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte für ein erfolgreiches Online-Event:
- Nutze Veranstaltungstechnik zu deinen Gunsten: Halte dich auf dem Laufenden zu Trends in der Veranstaltungstechnik wie Augmented Reality, KI-Chatbots und 3D-Plattformen, um das Online-Erlebnis anzureichern.
- Sorge für Interaktion: Nutze Live-Fragen, virtuelle Lounges, Umfragen und AR, um die Interaktion deiner Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu erhöhen.
- Bereite dich gründlich vor: Vermeide technische Probleme und eine geringe Interaktion, indem du alles ausführlich testest und Pläne für den Fall der Fälle bereithältst.
- Maximiere die Wirkung nach dem Event: Bleibe bei deinen Teilnehmerinnen und Teilnehmern im Gedächtnis, indem du nach der Veranstaltung Umfragen durchführst, Inhalte auf Abruf bereitstellst und eine virtuelle Community aufbaust.
Wenn du dir diese Schritte zu Herzen nimmst, werden deine virtuellen Veranstaltungen garantiert ein voller Erfolg.
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Wie organisierst du ein virtuelles Event?Um ein Online-Event zu organisieren, sind mehrere Planungsschritte erforderlich. Unter anderem solltest du deutliche Ziele definieren, eine passende virtuelle Event-Plattform auswählen, das Programm sorgfältig planen, Gastrednerinnen und Gastredner buchen, Veranstaltungstechnik gewinnbringend einsetzen, interaktive Inhalte entwickeln, Augmented Reality einbinden und deine Veranstaltung vermarkten.
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Welche Beispiele gibt es für virtuelle Events?Beispiele für virtuelle Veranstaltungen sind Konferenzen, Webinare, Messen, Produktvorstellungen und Teambuilding-Aktivitäten. Dabei ist es egal, in welcher Branche und für welchen Zweck du ein Online-Event organisierst, virtuelle Events bieten eine vielseitige Plattform für die Kundenbindung.
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Was umfasst die virtuelle Eventplanung?Die Produktion virtueller Veranstaltungen umfasst die Planung des Events, die Auswahl des Veranstaltungsortes und passender audiovisueller Technik, die Erstellung von ansprechenden Inhalten, die Koordination von Gastrednerinnen und Gastrednern, Strategien für die Interaktion mit den Teilnehmenden, das Marketing des Events sowie eine sorgfältige Nachbereitung nach Ablauf der Veranstaltung. Die Produktion virtueller Events umfasst alle Aspekte, die notwendig sind, um ein reibungsloses und attraktives Online-Event zu organisieren.
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Wie kann ich ein virtuelles Event interaktiv gestalten?Verstärke die Kundenbindung mit interaktiven Beiträgen, Live-Fragerunden, Publikumsbeteiligung, Gamification, Breakout-Rooms und virtuellen Networking-Möglichkeiten. Ermutige die Teilnehmenden, sich aktiv zu beteiligen und sich untereinander auszutauschen.
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Was ist für die Organisation einer virtuellen Veranstaltung erforderlich?Für ein erfolgreiches virtuelles Event solltest du klare Ziele festlegen, eine zuverlässige virtuelle Event-Plattform und die geeignete Veranstaltungstechnik auswählen, ansprechende Inhalte und Gastrednerinnen und Gastredner buchen, Werbestrategien entwickeln und dafür sorgen, dass genügend technische Unterstützung zur Verfügung steht. Wenn du diese Elemente berücksichtigst, kannst du im Handumdrehen ein mitreißendes virtuelles Event auf die Beine stellen.
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Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen und einer virtuellen Veranstaltung?Digitale Veranstaltungen werden vollständig online durchgeführt und umfassen in der Regel Webinare, Online-Workshops oder Streaming-Inhalte. Im Gegensatz dazu simulieren virtuelle Veranstaltungen eine Umgebung, die das Erlebnis einer physischen Veranstaltung nachahmt und es den Teilnehmenden ermöglicht, miteinander und mit den gebotenen Inhalten in einem virtuellen Raum zu interagieren. Virtuelle Events sind i.d.R. immersiv und interaktiv und fördern das Engagement und die Vernetzung der Teilnehmenden.
