Comunicazione ottimizzata, risparmio di tempo, precisione: Andrea Quatela ci racconta 1 anno di lavoro con Rentman
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Rentman in Italia: L'esperienza di Bsound

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"Lavorare con Rentman ci aiuta a trasmettere l’immagine di un’azienda seria, e i nostri clienti se ne accorgono."

Bsound si occupa di noleggio con installazione di impianti luce, audio e video in Lombardia e in tutto il nord Italia. Specializzata in conferenze, eventi corporate e convention, l’azienda si occupa anche di spettacoli o feste private. Nata nel 2000 come agenzia di eventi, cresce rapidamente e nel 2004 svolta verso il service. Puntando su un mix di innovazione ed esperienza, Bsound riesce a trasmettere in ogni lavoro professionalità ed eleganza. 

Contando su un team relativamente piccolo (solo 5 membri) e avvalendosi della collaborazione di freelancer esperti e fidati, l’azienda brianzola realizza più di 300 eventi l’anno e può annoverare clienti del calibro di Apple, Porsche e Jimmy Choo.

Abbiamo chiesto ad Andrea “Andy” Quatela, titolare dell’azienda, come si stanno trovando con Rentman e cosa pensa di questi primi 6 mesi di utilizzo del software.

Ciao Andy! Partiamo dall’inizio: quali difficoltà vi hanno portato a cercare un software gestionale?

Abbiamo deciso di provare un gestionale quando ci siamo resi conto di quanto tempo sprecavamo tutti i giorni. Usando Excel per pianificare materiale dovevo riscrivere ogni volta le stesse cose, perchè con il copia-incolla rischi di perdere dati o avere refusi. Poi in questo modo c’era sempre grande confusione. Magari una volta scrivevo “diffusore audio UPA” e un’altra “diffusore audio Meyer”, e questo rallentava le operazioni.

Un’altra grossa perdita di tempo è che per fare i preventivi usavo un gestionale di contabilità, e poi dovevo riscrivere tutti i prodotti per la lista di materiale. In pratica facevo sempre un doppio lavoro. Invece adesso mentre creo il preventivo sto già facendo la lista materiale!

 

Perché avete scelto Rentman?

All’inizio abbiamo provato un software italiano, ma aveva varie pecche e bug. Allora abbiamo deciso di farci sviluppare un software su misura. Eravamo ancora in fase embrionale, stavamo facendo i primi meeting con i programmatori, quando abbiamo scoperto Rentman.

Una volta provato era chiaro che fosse il prodotto perfetto per noi, inoltre aveva una funzione alla quale non avevamo neanche pensato: la gestione del personale. A quel punto abbiamo capito che non c’era bisogno di sostenere i costi per sviluppare un nostro prodotto.

 

Com’è stato il primo impatto con il software?

Ad essere sincero, il primo impatto è stato un po’ duro perché è un software ricchissimo di opzioni. Avevamo paura fosse troppo difficile da imparare ad usare, c’erano molte funzioni da provare e capire.

In questa fase sono stati molto utili il Support Center e la Community, dove ci si aiuta tra aziende di tutto il mondo. Anche il Supporto Clienti ci è di grande aiuto, spesso troviamo insieme la soluzione se capita qualche intoppo. Una volta superato lo scoglio iniziale capisci che Rentman è uno strumento potentissimo e quanti vantaggi ti porta.

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Quali funzioni hanno avuto un impatto sulla vostra attività?

La gestione del personale è sicuramente una funzione che ha cambiato in meglio il nostro modo di lavorare. Prima dovevo mandare email, scrivere sms o telefonare per conoscere la disponibilità dei nostri collaboratori. In questo modo la comunicazione era sparsa, dovevo segnarmi chi avevo contattato… era un delirio! Invece ora è tutto automatico: richiedo la disponibilità, i freelancer la registrano tramite l’App, io li pianifico e ho tutto quello che mi serve nello stesso posto. Nei periodi più impegnativi arriviamo a lavorare anche con 20 freelancer, immagina quanto tempo risparmiamo ora.

Un’altra funzione che trovo geniale è il pulsante per permettere al cliente di firmare il preventivo direttamente dalla mail. Una volta dovevi stare dietro al cliente, chiamarlo o scrivergli per chiedere “mi rimandi il preventivo firmato?”. Adesso neanche me ne preoccupo più, mentre sto lavorando su altre cose *pim* mi arriva una notifica e il preventivo è stato accettato.

 

In generale, quali sono i vantaggi che avete riscontrato da quando usate Rentman?

Il vantaggio principale è che ora risparmiamo moltissimo tempo. Dalla creazione dei preventivi alle liste di materiale, dalla comunicazione con il personale a quella con i clienti: questi aspetti un tempo ci portavano via molte ore, mentre ora si fa tutto con un paio di clic.

Non solo lavoriamo più velocemente, ma anche più precisamente. Non c’è più confusione, sbagliamo di meno, tutto è automatizzato. Lavorare così ci aiuta a trasmettere l’immagine di un’azienda seria, e i nostri clienti se ne accorgono.

Rentman ha davvero cambiato in meglio il modo in cui lavoriamo, lo consiglio a tutte le aziende del settore!

Più di 1200 aziende usano Rentman ogni giorno per agevolare la gestione della propria attività.

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