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G7 Tontechnik und Rentman

G7 Tontechnik ist Berliner Firma, die sich auf Audio-, Event- und Musikproduktion spezialisiert. Das Unternehmen bietet sowohl Unterstützung bei der Planung und Ausführung von Events als auch bei Produktionen im eigenen Tonstudio.

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„Wenn Kunden ein Projekt mit uns planen möchten, ist Ole als Vertriebsleiter der erste Ansprechpartner. Er spricht mit dem Kunden und kennt so dessen Vorstellungen und Wünsche.

Je nach Veranstaltungsort besichtigen Ole und ich die Location, um so eine Vorstellung von dem Umfang des Projekts zu bekommen. Nachdem ich eine Idee bekommen und mich mit Ole abgestimmt habe, wie viel Material und Personal benötigt wird, plane ich das Projekt mit allem was dazu gehört.“

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„Basti ist der Fachplaner und damit für die technische Planung zuständig. Nachdem er das Projekt erstellt und Material, Personal und Transport geplant hat, stimmen wir uns noch einmal ab, damit zum Beispiel aktuelle Kundenwünsche oder das Budget berücksichtig werden können. Damit ist die Planung abgeschlossen und ich erstelle in Rentman ein Angebot und sende dies per E-Mail zu unserem Kunden. Dieser hat dann die Möglichkeit das Angebot digital zu unterschreiben und damit zu bestätigen.

Mir gefällt sehr gut, dass damit der gesamte Ablauf beschleunigt wird und ich nicht lange auf die Rückmeldung meiner Kunden warten muss. Ist das Angebot bestätigt, plane ich Mitarbeiter und Freelancer für die benötigten Funktionen ein. Dadurch, dass sowohl Freelancer, als auch Mitarbeiter Ihre Verfügbarkeit im Kalender eintragen können, weiß ich direkt, wen ich einplanen kann und wen nicht. Hat jemand seine Verfügbarkeit nicht angegeben brauche ich nicht zu Outlook zu wechseln, um eine E-Mail zu schreiben, sondern kann ihm aus Rentman direkt eine Einladung schicken.

Während ich die Fahrzeuge für die Fahrten plane, werden direkt der Abstand und die damit verbundenen Kosten berechnet. Ich muss also nicht extra zu GoogleMaps wechseln, um zu sehen wie weit die Strecke ist. Nachdem ich die Fahrzeuge geplant habe, ist die Planung vorerst abgeschlossen. Sollte sich zwischen dem Zeitpunkt der Planung und dem Tag der Veranstaltung noch etwas ändern, bekommen alle Beteiligten automatisch eine Benachrichtigung mit den Änderungen. Das finde ich super, da ich dadurch weniger Arbeit habe und auch noch Zeit spare.

Am Tag der Veranstaltung nimmt einer von uns die benötigten Materialien mit zum Veranstaltungsort und bucht diese natürlich vorher mit Rentman (oder der Rentman App) aus. Meistens wissen wir wo die Veranstaltung stattfindet, aber bei unbekannten Locations kommt es schon mal vor, dass wir die genaue Adresse nicht kennen. Ist das der Fall, öffnen wir einfach die Rentman App und lassen uns zum Veranstaltungsort navigieren.

Wenn wir wissen, dass diese oder eine ähnliche Veranstaltung in der Zukunft nochmal stattfindet, dann machen wir Fotos, die wir in der App zu dem Projekt hinzufügen. Bei einem Folgeprojekt können wir uns dann einfach die Fotos ansehen um eine Idee zu bekommen, wie wir das Projekt davor geplant hatten.

Wenn das Projekt zu Ende ist, buchen wir unser Material wieder im Lager ein. Wenn nötig verhandele ich mit unserem Kunden über eventuelle Überstunden etc. Sind beide Parteien zufrieden ist das Projekt an dieser Stelle beendet.“

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„Nachdem Ole die Nachverhandlungen beendet hat, übernehme ich den finanziellen Teil. Ich bearbeite Rechnungen von Freelancern und bezahle diese.

Hier vergleiche ich die registrierten Stunden, mit denen, die in Rechnung gestellt wurden. Außerdem schreibe ich die Rechnung für unseren Kunden und überprüfe den Geldeingang. Die Finanzübersicht in Rentman ist mir bei meiner Arbeit eine große Hilfe. Hier sehe ich auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind und welcher Betrag damit verbunden ist.“

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„Ich bin für die Projekte im Tonstudio verantwortlich. Alle Projekte, die bei uns im Tonstudio stattfinden, plane ich. Auch hierfür benutze ich Rentman.

Bei einer Studio- oder Musikproduktion plane ich in Rentman die benötigten Materialien wie beispielsweise Mikrofone und auch die benötigten Musiker. Beim Planen sehe ich sofort, welche Materialien verfügbar sind und welche schon für ein anderes Projekt eingeplant sind. Außerdem plane ich mich selbst für das Projekt ein, sodass Ole bei der Personalplanung sieht, dass ich an diesen Tagen im Studio bin und daher nicht mit zu Projekten außer Haus kann.

Nachdem die erste Planung an die beteiligten verschickt wurde, kann es immer sein, dass sich nochmal etwas ändert, wenn wir die Aufnahme beispielsweise doch in einem anderen Studio machen. Sobald ich den Ort des Projekts ändere, bekommen alle beteiligten eine E-Mail, die die Änderungen beinhalten. Das ist super!“

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